Wie können Meetings produktiver gestaltet werden?
Die letzten zwei Jahren haben gezeigt, dass sich die Zahl der Besprechungen bei der Arbeit im Home Office schnell verzehnfachen können. Einfach, weil der Status von Prozessen besser im Auge behalten werden muss. Dies hat gute und schlechte Seiten.

• Einerseits ermöglicht es, ein Projekt oder eine Aufgabe genau zu verfolgen, auch ohne im selben Raum zu sein, sondern bei remote Treffen.
• Andererseits kann es als Zeitverschwendung und Produktivitätshindernis angesehen werden, da mehr Zeit für die Vorbereitung dieser Meetings aufwenden.

Mit den folgenden Tipps lassen sich Meetings produktiver gestaltet:
 

Tools verwenden
Unabhängig davon, ob die Meetings persönlich oder per Videoanruf abgehalten werden, ist der Einsatz von Hilfsmitteln heutzutage unerlässlich. Hilfsmittel wie Notizbuch, Stift und alle möglichen Tools können mittlerweile durch digitale Tools ersetzt werden, die das tägliche Leben erleichtern. Einige dieser Tools sind:

• Mindmaps
  Die Erstellung einer Mindmap kann die Produktivität von Meetings exponentiell steigern. Es ist eine sehr effektive Methode zum Brainstorming, die dabei hilft, alle Ideen aufzuschreiben und die Verbindung zwischen diesen zu erkennen. Es kann auch interessant sein, weil alles vorzugsweise an einem digitalen Ort liegt und jederzeit von jedem Teammitglied eingesehen werden kann.
   
• Videoanrufe
  Online Meetings können interessanter sein als physische Meetings und vor allem viel produktiver. Warum? Wer "allein" ist, kann sich ohne Ablenkung besser auf das Thema konzentrieren. Natürlich ist es für die Teamarbeit ideal, sich persönlich zu treffen, aber für Besprechungen ist es vielleicht ein wenig besser, sie remote abzuhalten. Dies eignet sich besonders für hybride Teams, sodass selbst Teammitglieder an anderen Standorten problemlos am Meeting teilnehmen können.
   
• Online Whiteboards
  Es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten. Die Verwendung eines Online-Whiteboards ermöglicht es dem gesamten Team, nicht nur in Kontakt zu bleiben, sondern auch direkt zusätzliche Punkte zu kommentieren. Wenn alle Informationen übersichtlich auf einem Whiteboard gesammelt werden, sorgt dies dafür, dass das Team den Überblick behält. Gleichzeitig ermöglicht es zurückhaltenden Menschen, sich digital zu beteiligen. Auf diese Weise können alle Teammitglieder einen Beitrag leisten. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, das Unternehmen zu modernisieren.
   

Eisbrecher als Einstieg
Es ist nicht hilfreich, bei Meetings schnell mit dem zu besprechenden Thema zu beginnen. Aus psychologischer Sicht kann es sehr überwältigend sein, direkt in das Geschehen einzusteigen. Daher ist oft ein Eisbrecher hilfreich. Ein Eisbrecher ist ein schnelles Spiel, das es ermöglicht, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen. So werden die Teilnehmer aufgelockert und gewinnen Vertrauen, bevor sie zu den wirklich wichtigen Dingen übergehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer mental auf das Treffen vorbereitet sind.
 

Teilnahme relevanter Personen
Es mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, aber es ist sehr wichtig zu wissen, wer die richtigen Personen für eine Besprechung sind. Damit das Treffen effektiv ist, muss der Organisator dafür sorgen, dass die richtigen Personen teilnehmen und jede Person ihren Beitrag leisten kann. Es macht keinen Sinn, jemanden aus dem Marketing Team zu einer Besprechung über Vertragsänderungen einzuladen. Sicherlich können sie einen Beitrag leisten, aber vielleicht gibt es Teammitglieder, die hierzu mehr Wissen teilen können.

Unter den zum Treffen eingeladenen Personen sollte festgelegt werden, wer der Moderator sein wird. Diese Person wird die Leitung des Treffens übernehmen. Auf diese Weise lässt sich alles gut vorbereiten und sicherstellen, dass alle Beteiligten optimal mitarbeiten und die Produktivität steigt. Außerdem sollte diese Person einen Überblick über die Zeit behalten. Denn sonst können die Teilnehmer nervös werden, weil es mehr zu tun gibt und sie abgelenkt werden.

Idealerweise sollte der Moderator

• am Ende des Meetings eine Zusammenfassung der wichtigsten Ideen erstellen
• und diese an alle anwesenden Mitglieder schicken.

Entweder in Form einer Mind Map oder auf einem online Whiteboard. So kann jeder diese jederzeit einsehen. Dies hilft bei der Steigerung von Produktivität und vermeidet, dass Mitarbeiter lange nach Informationen suchen müssen.