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Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Ich würde gerne diesem Thread nutzen, um Tipps dazu zu sammeln, wie man die E-Mail-Flut, beispielsweise über Microsoft Outlook, am besten organisieren kann.

  • Nutzt ihr automatisches Verschieben nach definierten Kriterien in spezifische Ordner, wenn eine E-Mail eingeht?
  • Wenn ja, gliedert ihr nach Personen, Abteilungen, Funktionen, Projekten oder etwas anderem?
  • Behaltet ihr die E-Mail erst im Posteingang und verschiebt sie (automatisch) durch ein markieren auf erledigt oder schiebt ihr sie direkt in den spezfischen Ordner?
  • ...

Ich freue mich, wenn ihr eure Best Practices hierzu teilt. :)

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Ich habe eine Sekretärin, die Zugriff auf meinen Account hat und sämtliche eingehende E-Mails zu den jeweiligen elektronischen Akten speichert. Alle Mails bleiben aber im Account. Früher habe ich mir die Mühe gemacht, diese noch in separate Unterordner zu speichern, es dann aber irgendwann gelassen. Das wichtigste für mich sind die kleinen roten Fähnchen mit denen ich diejenigen E-Mails markiere, auf die ich noch antworten muss.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Das "Inbox-Zero-Prinzp" hat sich für mich bewährt. Im Prinzip funktioniert mein E-Mail-Programm wie ein Ticketing System. Es gibt nur drei Arten für E-Mails:

  1. nicht relevant, zB Newsletter, Spam, unnötig in CC gesetzt -> die Mail wandert direkt in den Papierkorb, am besten versucht man dies Kategorie so gut es geht zu reduzieren, z.B. duch Abmelden bei Newslettern etc.

  2. relevant, aber es ergibt sich kein Task für mich -> Die E-Mail wandert ins Archiv falls später nochmal etwas nachgelesen werden muss

  3. relevant und ich muss handeln -> es gibt einen "Action Ordner", dort bleib die Mail, bis sie abgearbeitet ist, danach kommt Sie ins Archiv oder wird direkt gelöscht. Wenn sich die Mail innerhalb von 3 min abarbeiten lässt, wird das direkt erledigt

Ich leere meine Inbox jeden Morgen nach diesem Prinzip (genau so wie man auch einen echten Briefkasten leert). Ein komplizieres Ordnersystem macht mmN keinen Sinn, ansonsten muss man sich bei jeder Mail überlegen, wo diese abgelegt werden soll. Heutzutage sind die Suchfunktionen der E-Mail-Programme so gut, dass man E-Mails unproblematisch findet. Wenn man darüber hinaus Struktur benötigt, kann man mit Tags arbeiten.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Gar nicht. Was wichtig ist wird markiert und dann später abgearbeitet, der Rest kommt einfach rein und wird nicht sortiert. Irgendwo gab es mal eine Studie dazu, die besagte, dass auch eine Sortierung nicht effizienter sei, sondern man auch alles auf sich zu kommen lassen kann und genauso effizient ist.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

WiWi Gast schrieb am 01.12.2020:

Ich habe eine Sekretärin, die Zugriff auf meinen Account hat und sämtliche eingehende E-Mails zu den jeweiligen elektronischen Akten speichert. Alle Mails bleiben aber im Account. Früher habe ich mir die Mühe gemacht, diese noch in separate Unterordner zu speichern, es dann aber irgendwann gelassen. Das wichtigste für mich sind die kleinen roten Fähnchen mit denen ich diejenigen E-Mails markiere, auf die ich noch antworten muss.

Hammer!

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Unterordner nach Projekt und Prozess - im Prozess zT noch nach Unternehmen sortiert. Alles abgearbeitete/zur Kenntnis genommene landet in diesen Unterordnern, im Posteingang sind nur noch aktive Aufgaben/nicht gelesene Emails. Verschiebe sie manuell in die Ordner, geht mMn noch schnell genug

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Automatisches Verschieben nach definierten Kriterien in spezifische Ordner, wenn eine E-Mail eingeht. Die Ordner sind kategorisiert nach Themen/Aufgaben. Ansonsten verliertan spätestens nach ein paar Stunden völlig den Überblick.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Ich kann Inbox-Zero empfehlen. Im Prinzip verwandelt man sein E-Mail-Programm in ein Ticketing System. Für jede eingehende Mail gibt es nur drei mögliche Optionen:

  1. nicht relevant: die Mail wandert direkt in den Papierkorb
  2. relevante Information, aber kein Handlungsbedarf: die Mail wandert ins Archiv
  3. Mail, die einen Task beinhaltet oder beantwortet werden muss: Wenn die Bearbeitung schnell erledigt werden kann, wird die Email direkt abgearbeitet und danach ins Archiv/Papierkorb verschoben. Bei umfangreicheren Tasks wird die Mail in einen "Action-Ordner" verschoben, solange bis sie abgearbeitet ist. Zusätzlich erfasse ich die E-Mail in meinem Work Management Tool (ClickUp). Dort landen alle meine To Dos und werden geordnert, priorisiert etc. und dann abgearbeitet.

Diese Vorgehensweise hat viele Vorteile:

  • es gibt nur drei Ordner (Archiv, Action, Papierkorb) und man muss sich nicht den Kopf zerbrechen, wo welche Email abgelegt werden muss. Wenn man zusätzlich Struktur braucht, kann man mit Tags arbeiten. Jedes moderne E-Mail-Programm hat eine so gute Suchfunktion, dass es sich gar nicht lohnt ein komplexes Ordnersystem zu pflegen
  • wenn der Posteingang stehts leer ist, hat man gleich das Gute Gefühl alles im Griff zu haben
  • es kommt sehr selten vor, dass einem etwas durch die Lappen geht
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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Ja automatisierte Verschiebung von Meeting Accepted ohne weitere Nachricht in die Mülltonne ;)

Ansonsten habe ich meinen Workload unter Kontrolle und kann die Emails meinen 3 Aufgaben zuordnen.

Habe früher auch versucht die gleich in thematische Ordner zu schieben: Hat nicht geklappt.

"From:" in der searchbar + todoist + flags sind meine besten Freunde.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Ich arbeite mit vielen Unterordnern pro Account den ich betreue.

Zusätzlich insgesamt vier To-Do Ordner: Read, Wait, Act und Urgent. Längere Mails, die ich lesen und verstehen muss, gehen in Read/Act. Wait ist meist eine Mail von mir (ich im BCC), damit ich die Aufgabe tracken kann, ob ne Antwort kommt oder ich erneut nachhaken muss. Urgent ist dann meist wichtige Prio am Tag und wird gg. 16 Uhr bearbeitet.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

WiWi Gast schrieb am 01.12.2020:

Ich habe eine Sekretärin, die Zugriff auf meinen Account hat und sämtliche eingehende E-Mails zu den jeweiligen elektronischen Akten speichert. Alle Mails bleiben aber im Account. Früher habe ich mir die Mühe gemacht, diese noch in separate Unterordner zu speichern, es dann aber irgendwann gelassen. Das wichtigste für mich sind die kleinen roten Fähnchen mit denen ich diejenigen E-Mails markiere, auf die ich noch antworten muss.

Dito, nur ohne die persönliche Sekretärin :( Geht auch in Richung des beschriebenen Zero Inbox Dings, nur mit Fähnchen statt Ordner.

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WiWi Gast

Wie geht ihr mit der E-Mail-Flut um?

Naja wenn viel zu tun ist. Einfach nicht lesen. Ich kenne meine Aufgaben und wenn was dringend ist, dann kann ja die Person anrufen.
Ansonsten um einen Überblick trotzdem zu haben: Wichtige Sachen in Todo Ordner verschieben.

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