Geschäftsreisen organisieren – so gelingt es reibungslos

Eine Geschäftsreise zu organisieren, kann immer wieder eine aufreibende Angelegenheit sein. Schließlich muss alles im hektischen Alltag und parallel zur eigentlichen Arbeit geplant werden. Hinterher ärgert sich mancher über ausgelassene Möglichkeiten und vergessene wichtige Dinge. Wer jedoch geplant an die Sache herangeht und die relevantesten Punkte beachtet, für den wird die Organisation der Geschäftsreise deutlich einfacher und effizienter. Der folgende Leitfaden mit den wichtigsten Informationen sollte helfen.

Einen detaillierten Reiseplan erstellen
Ein strukturierter Reiseplan legt immer die Grundlage für eine perfekte Dienstreise. Hierfür gilt es den Aufenthalt chronologisch durchzugehen und sich folgende Fragen zu stellen:

• Wen treffe ich wann und wo?
• Wie weit sind die Entfernungen zwischen meinem Hotel, meines Ankunftsorts (z.B. Bahnhof) und meinen Treffpunkten?
• Wie lange dauern die Transportwege?
• Welche Zeiten benötige ich für Vorbereitungen?
• Wann und wo verpflege ich mich oder werde ich verpflegt?
• Welche Ruhezeiten benötige ich wann und wie lange?
• Benötige ich vor Ort einen Mietwagen oder kenne ich mich gut aus und will die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen?

So lassen sich alle sensiblen Fragen bereits im Voraus klären und während der Reise gelingt ein reibungsloser Ablauf ohne Stress. Das ermöglicht, sich voll und ganz auf die Geschäftskontakte zu konzentrieren und damit den eigentlichen Zweck der Reise zu verfolgen.

Eine gute Flugverbindung
Nachdem die Grundlage für die Reise gelegt wurde, gilt es die entsprechenden Rahmenbedingungen in Form der Anreise und der Unterkunft festzulegen. Wer fliegt, sollte darauf achten, bis zu zwei Stunden vorher am Flughafen zu sein. Diese Zeit ist mit in den Reiseplan einzubeziehen.

Zudem gilt es auch, den Transport zum Flughafen sicherzustellen. Am einfachsten funktioniert das häufig mit dem Auto. Langzeitparken am Flughafen ist relativ günstig und vom Parkplatz geht fast immer ein Shuttle direkt zum Terminal. Da sich die Parkdauer einfach online verlängert lässt, kann auch flexibel auf Verspätungen reagiert werden. Zudem ist man nicht auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen.

Unterkunft bei Planung einer Geschäftsreise nicht vergessen
Eine gute Unterkunft ist für eine erfolgreiche Geschäftsreise essenziell, denn es ist wichtig, gut ausgeruht in den Tag zu starten. Daher gilt es bereits vorher zu prüfen, ob das Hotel und die Zimmer den eigenen Ansprüchen genügen. Dabei sollte vor allem gezielt geschaut werden nach

• einem WLAN,
• einem Bügelservice
• und der Lage.

Vor allem Letzteres ist sehr wichtig, um nicht erst stundenlang zum Geschäftstermin fahren zu müssen.

Checkliste um den Koffer zu packen
Bevor die Koffer oder Taschen für die Geschäftsreise gepackt werden, gilt es zunächst nach den Wetterverhältnissen vor Ort zu schauen. Daraus lässt sich die benötigte Kleidung inetwa ableiten. Bei der Planung sollte zudem bedacht werden, dass der Geschäftskontakt spontan zu einer privaten Unternehmung - wie beispielsweise einer Wüstentour - einladen kann. Die Garderobe ist daher flexibel zu halten.

Zusätzlich ist an alle notwendigen Drogerieartikel und elektronischen Gegenstände inklusive der Ladekabeln zu denken. Es hilft sehr, eine Checkliste zum Kofferpacken zu erstellen und diese mit der Zeit zu erweitern. So werden keine wichtigen Dinge mehr vergessen und alles andere lässt sich notfalls auch noch vor Ort nachkaufen.

Die wichtigsten Dokumente
Besonders wichtig sind bei einer Dienstreise natürlich auch die Reise- und Ausweisdokumente, denn diese werden für die reibungslose Einreise benötigt. Je nach Land gehört dazu ein gültiger Reisepass, ein Visum und gegebenenfalls die Impfbescheinigung. Die Unterlagen können je nach Ziel variieren. Die wichtigsten Dokumente sind:

• Personalausweis
• Reisepass
• Visum
• (internationaler) Führerschein
• Transfertickets
• Impfpass
• Versicherungspolicen (Reise-, Gepäck-, Kfz- und Krankenversicherung)
   

Effizienz berücksichtigen, wenn eine Geschäftsreise geplant wird
Wenn der Termin für die Reise feststeht und die Geschäftsreise geplant wird, kann ein Blick in die Kontaktliste nicht schaden. Wohnen weitere Geschäftspartner in der Nähe, bietet sich auf dem Weg manchmal ein kurzer Besuch an. Möglicherweise lassen sich am Zielort auch noch weitere geschäftliche Dinge erledigen. Durch eine gute Terminplanung lässt sich die Reise effizient gestalten und einiges an Mehraufwand vermeiden.

Planung ist bei einer Geschäftsreise alles: Es gilt frühzeitig einen Flug, einen Parkplatz am Flughafen sowie eine Unterkunft zu buchen und sich einen Reiseplan zu erstellen. Je organisierter die Reise vorher ist, desto weniger Komplikationen gibt es vor Ort.