5 Tipps für die gelungene Planung von Geschäftsreisen

Sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen gehören Geschäftsreisen mittlerweile zum Alltag. Damit alles reibungslos funktioniert, ist es wichtig, die Abwesenheit und die Reise von Mitarbeitern im Vorfeld zu planen. Hiervon profitieren nicht nur die Geschäftsreisenden, sondern oft auch das Team vor Ort. Die gute Nachricht ist, dass es in der heutigen Zeit kein Problem darstellt, Reisen dieser Art optimal vorzubereiten. Und auch dann, wenn sich vergleichsweise kurzfristig zeigt, dass eine Geschäftsreise unbedingt nötig ist, muss niemand hektisch werden. Mit den folgenden fünf Tipps lassen sich auch längere Abwesenheiten stressfrei planen.

Tipp Nr. 1: Konkrete Reiserichtlinien festlegen
Wer als Unternehmen für maximale Transparenz auf Geschäftsreisen sorgen möchte, sollte konkrete Reiserichtlinien festlegen. Über die entsprechenden Vorgaben erhalten Mitarbeiter Antworten auf Fragen, wie zum Beispiel:

• Was muss ich bei der Buchung meiner Reise beachten?
• Ist es erlaubt, meine Geschäftsreise mit ein paar Tagen meines Urlaubs zu verlängern?
• Wie teuer darf mein Aufenthalt sein?
• Bin ich an eine bestimmte Fluggesellschaft gebunden?
• Welche Art von Mietwagen darf ich in Anspruch nehmen?
• Darf ich mich von meinem Partner/ meiner Partnerin begleiten lassen?

Allein anhand dieses kurzen Auszugs zeigt sich, wie wichtig es ist, im Vorfeld verschiedene Details zu klären. Auf Basis einer konkreten Reiselichtlinie kann Missverständnissen von Vornherein vorgebeugt werden. Wer sich unsicher darüber ist, welche Informationen vermerkt werden sollten, sollte einen Blick in die Geschäftsreise Vorlagen von travelperk.com/de/ werfen. Die entsprechenden Angaben lassen sich dann selbstverständlich an das eigene Unternehmen anpassen.
 

Tipp Nr. 2: Die Planung gegebenenfalls institutionalisieren
Hierbei handelt es sich um einen Tipp, der vor allem in großen Unternehmen mit einer höheren Anzahl an Geschäftsreisen eine wichtige Rolle spielt. Hier wird oftmals ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der Buchung von

• Flügen,
• Zügen
• und Hotels beauftragt.

Der Vorteil: Die Geschäftsreisenden müssen sich nicht selbst um die Details kümmern.

Stattdessen profitieren sie davon, ihre Reise von einem Kollegen oder einer Kolleginnen planen zu lassen, welche genau wissen, worauf zu achten ist. Hieraus ergibt sich häufig eine deutliche Zeitersparnis im Vergleich zur individuellen Einzelbuchung.

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, welche sich um die Geschäftsreise kümmern, welten nun als erster Ansprechpartner und erste Ansprechpartnerin. Sollten Rückfragen auftauchen, kann diese in der Regel weiterhelfen.
 

Tipp Nr. 3: Möglichst frühzeitig buchen
Sollte der Termin für eine anstehende Geschäftsreise schon länger feststehen, ist es sinnvoll, frühzeitig zu buchen. Somit haben die Geschäftsreisenden Zeit, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen. Ganz nebenbei wird auf diese Weise auch einem hohen Stresslevel vorgebeugt.

Ein weiterer Vorteil: Auch mit Hinblick auf die Buchung von Geschäftsreisen kann es sich lohnen, auf Frühbucher Angebote zu achten. Auf diese Weise ist es möglich, das zur Verfügung stehende Budget nachhaltig zu schonen.

Wer schon öfter als Geschäftsreisender unterwegs war, weiß natürlich auch, dass sich Pläne ändern können. Daher ist es gegebenenfalls ratsam, sich für Angebote zu entscheiden, die bis kurz vor dem Reisedatum kostenfrei storniert werden können. Oft ist in diesem Zusammenhang von sogenannten „flexiblen Tarifen“ die Rede.

Zusatztipp: Im Rahmen mehrerer

• Zugbuchungen
• oder Flugbuchungen

ist es wichtig, darauf zu achten, dass ein etwaiges Umsteigen möglich ist. Vor allem zur Hauptreisezeit kann es unter der Woche häufig zu Verspätungen kommen. Hier wäre es ärgerlich, wenn der Geschäftsreisende beispielsweise spät am Abend seinen Anschlusszug oder Anschlussflug nicht erreichen würde. Im Zweifel ist es sinnvoll, lieber ein paar Minuten mehr Umsteigezeit einzuplanen.
 

Tipp Nr. 4: Feste Call-Meetings verabreden
Unabhängig davon, ob es eine Zeitverschiebung zu berücksichtigen gilt oder nicht: Vor allem im Zusammenhang mit längeren Geschäftsreisen ist es sinnvoll, sich zwischendurch mit der Abteilung und dem Vorgesetzten auszutauschen. Aber wann? Auch mit Hinblick auf diese Frage kann eine akribische Planung weiterhelfen.

Am besten ist es, ein paar Tage vor der Geschäftsreise fixe Call Meetings zu vereinbaren. Diese müssen nicht zwangsläufig lange dauern. Stattdessen ist es auf ihrer Basis möglich,

• ein kurzes Feedback zum jeweiligen Zwischenstand abzugeben
• und Fragen zu stellen.

Abseits der telefonischen Rückmeldungen gilt jedoch auch für die Geschäftsreise: Feierabend ist Feierabend. Mitarbeiter, die für Unternehmen unterwegs sind, haben selbstverständlich ebenfalls ein Recht auf ihre gewohnten Pausen. Genau das gilt es als Vorgesetzter, zu respektieren. Bei einer Geschäftsreise handelt es sich keinesfalls um einen Urlaub, sondern um eine bestimmte Summe an Arbeitstagen, die mit Hinblick auf physische und psychische Anstrengungen nicht unterschätzt werden sollte.
 

Tipp Nr. 5: Geschäftsreisen nachbereiten
Zahlreiche Unternehmen sind in der heutigen Zeit dazu übergegangen, Geschäftsreisen nicht nur

• vorbereiten,
• sondern auch nachzubereiten.

Und das aus gutem Grund. Sicherlich gibt es nur wenige Geschäftsreisen, die im Nachhinein als „perfekt“ bezeichnet werden können. Auf der Suche nach Optimierungsbedarf ist es wichtig, im Nachhinein alles noch einmal Revue passieren zu lassen.

• Was lief besonders gut?
• Welche Abläufe könnten verbessert werden?

Auf Basis der entsprechenden Antworten ist es dann möglich, die kommenden Geschäftsreisen noch besser so planen – nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere Mitarbeiter.

Unternehmen, die die entsprechenden Abläufe noch ein wenig vereinfachen möchten, sollten sich überlegen, eine Art Checkliste anzulegen. Hier haben die Mitarbeiter, die von einer Geschäftsreise zurückkommen, die Möglichkeit, verschiedene Bereiche auf der Basis eines Multiple Choice Verfahrens zu bewerten.

Fazit
Vor allem während der Corona Pandemie stellten sich viele die Frage, ob Geschäftsreisen noch zeitgemäß sind. Immerhin verlassen Mitarbeiter in diesem Zusammenhang ihren Arbeitsplatz, fliegen teilweise „um die halbe Welt“, um Gespräche zu führen, die oft auch per Videochat realisiert werden könnten. Oder doch nicht? Der geschäftliche Alltag zeigt immer wieder, dass es für das Klären mancher Sachverhalte ein Face to Face Treffen braucht. Und das, obwohl das Arbeiten von Zuhause oder aus dem Büro natürlich sehr effektiv sein kann.

Auch, wenn es sicherlich nicht falsch ist, digitale Treffen in den Alltag zu integrieren, um so letztendlich auch die Umwelt zu schonen, werden Geschäftsreisen auch in Zukunft sicherlich immer noch eine große Rolle spielen.

In einer globalisierten Welt hilft es manchmal eben doch weiter, seine Kunden, Kollegen oder Mitarbeiter mindestens einmal „im echten Leben“ gesehen zu haben. Unternehmen, die es schaffen, hier richtig abzuwägen, profitieren von dem Vorteil, das Geschäftsreisen Budget bestmöglich einzusetzen. Und wer weiß? Vielleicht folgt auf mehrere Geschäftsreisen irgendwann die erhoffte Karriere im Ausland? Es ist auch in beruflicher Hinsicht nie zu spät, den eigenen Horizont zu erweitern.